Kameraovervåking policy for Sandefjord Seilforening
Denne erklæringen definerer bruk, ansvar og hovedaspekter ved bruk av kameraovervåkning knyttet til Sandefjord Seilforenings (SFF) virksomhet.
For å styrke sikkerheten til SFF verdier, brygger og bygninger benyttes det videoovervåkning på SFFs uteområder. Denne erklæringen gjelder kun kameraovervåkning hvor SFF er behandlingsansvarlige for de personopplysningene som behandles. Erklæringen beskriver systemet, prinsipper for bruk og hvilke sikkerhetstiltak som er iverksatt for å ivareta personopplysnings sikkerheten til de personene som blir filmet. Erklæringen definerer roller og ansvar ved implementering og bruk av kameraovervåkning, samt behandlingen av personopplysninger som sammenfaller med dette, og omfatter alle kameraer som er satt opp uavhengig om de er aktive, eller til og med defekte/falske.
Erklæringen baserer seg på retningslinjer fra den europeiske personvernmyndigheten (EDPB) og det norske datatilsynet.
Digitale bilder uten opptak av lyd, «motion detection», 24/7 overvåkning, med HD oppløsning plassert på klubbens uteområder. Bildene/film blir lagret på foreningens utstyr.
Områdene som overvåkes er:
Området bak gjerdet på Granholmen
Bryggene på Seilerholmen
Forsiden av toalettbygget på Seilerholmen
Ingangspartiet, samt vinduene av hovedhuset på Seilerholmen
SFF benytter kameraovervåkning til å motvirke, forebygge, begrense, oppklare og dokumentere skader og/eller hærverk/kriminalitet, sikre SFF sine verdier, samt opprettholde eller øke sikkerheten for medlemmer og besøkende.
Kameraovervåkning brukes ikke til andre formål enn de som er nevnt over. Kameraovervåkning skal ikke benyttes for følgende formål:
Til overvåkning av medlemmers arbeid eller tilstedeværelse
Som et undersøkelse-/analyseverktøy med mindre;
Det har oppstått skader
Det er mistanke om mulige lovbrudd.
Behandlingsgrunnlaget for bruk av kameraovervåkning er SFFs berettigede interesse. SFF skal alltid veie bruk av kameraovervåkning opp mot personvernet til de som blir filmet ved hjelp av en balansetest.
Med de formål og den begrunnelse SFF opererer kameraovervåkning, vil GDPR artikkel 9 om særlige kategorier av personopplysninger, ikke komme til anvendelse, selv om kameraer med ujevne mellomrom vil fange opp særlige kategorier (person i rullestol, personer med religiøse plagg eller symboler, T-skjorte med fagforeningslogo med videre). Grunnlaget for dette er langvarig norsk praksis, Norges syn på GDPR ved innføring av GDPR samt European Data Protection Boards (EDPB) retningslinjer.
Informasjon (skilting)
Informasjon om kameraovervåkning gis ved to tilfeller:
Skilt på steder hvor kameraovervåkning foregår.
Ved denne erklæring som er publisert på SFFs hjemmeside.
Skiltene vil ha en størrelse, plassering og et antall som gjør det lett å få med seg at området er overvåket. Fortrinnsvis er de plassert slik at de lett kan sees der hvor man går inn i det overvåkede området. Det skal være enkelt og forståelig hvilke områder som er overvåket.
Innsyn
For å innfri disse rettighetene, kontakt Leder på leder@sandefjordseilforening.no.
All utlevering/overføring av opptak eller personopplysninger til noen andre enn Leder eller IT ansvarlig skal nøye vurderes etter gjeldende rutiner og dokumenteres.
Personopplysninger som er innsamlet ved kameraovervåking, kan bare utleveres til andre enn den behandlingsansvarlige dersom et av følgende vilkår er oppfylt;
de(n) som er avbildet samtykker
utleveringen skjer til politiet for etterforskning av mulige straffbare handlinger eller ulykker
utlevering skjer til forsikringsselskap for å dokumentere skader
det ellers følger av lov at utlevering kan skje.
Det foretas en årlig gjennomgang av bruk av kameraovervåkning og denne erklæringen. Hensikten er å vurdere:
Om det er endringer i behovet for bruk av kameraovervåkning
Om bruk av kameraovervåkning fortsatt oppfyller formålet
Om det finnes andre alternativer som helt eller delvis kan erstatte kameraovervåkning, og er mindre inngripende på personvernet.
I tillegg vurderes saker fra tidligere gjennomganger, spesielt saker som sikrer fortsatt etterlevelse av gjeldende lovverk og praksis.
SFF skal implementere personvernvennlige løsninger som følger følgende prinsipper:
Blokkering av områder der kameraene kan fange opp registrerte som ikke er relevant for formålet til overvåkningen.
Begrensning av sikt til rekreasjonsområder
Tilgang til video opptak er strengt tilgangs beskyttet og kun til leder og IT ansvarlig.
Tidsstyring etter behov
For å ivareta sikkerheten til kameraovervåkingen, inkludert personopplysninger, har SFF implementert tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. De er:
Sikring av fysisk lagring
Kun Leder og IT ansvarlig har tilgang til systemet og kan ta ut data
Lagring og sletting
Opptak slettes automatisk etter 30 dager. Ved skader eller mistanke om lovbrudd lagres aktuelle hendelse til saken er ferdig behandlet av politiet/forsikringsselskap.